Comment s'adapter au travail hybride ?

Le covid-19 nous a poussé à adopter le télétravail afin d'enrayer l'épidémie, et ainsi à repenser nos modes de travail. Intervient alors le travail hybride. Le travail hybride, ou travail nomade, combine subtilement présence au bureau et travail à distance.

En quoi consiste-il exactement et surtout, quelles sont ses implications en termes d'aménagement des bureaux et d'équipements indispensables pour travailler de manière confortable où que l'on soit ? Voici quelques éléments de réponse.

Qu'est-ce que le travail hybride ?

Le travail hybride a pour ambition de mêler les avantages du télétravail à ceux du travail en présentiel. En effet, le travail à distance permet de gagner en flexibilité, de limiter les temps de trajet et peut être une excellente option quand on a besoin de se concentrer sur un dossier. Toutefois, le télétravail a aussi ses limites, tel que le sentiment d'isolement. Certains salariés peuvent alors ressentir le besoin de venir au bureau, seulement quelques jours par semaine, pour recréer un lien avec leurs collègues et organiser des réunions formelles ou informelles permettant d'avancer en équipe sur certains sujets.

Le travail hybride est donc un jeu d'équilibriste entre temps de travail passé à distance et journées de bureau.

Comment aménager un espace de travail adapté au travail nomade au bureau?

Le travail en mode nomade tend à confirmer une tendance amorcée par le travail à distance : fini le bureau individuel, place au flex-office et aux espaces partagés ! Ainsi, chacun s'installe où il le souhaite quand il arrive au bureau, en fonction de son emploi du temps et des tâches à effectuer.

Le bureau individuel en réalité, reste désormais à la maison. L’entreprise devient un lieu de collaboration dans lequel les collaborateurs se réunissent, échangent des idées, créent du lien.

Différents espaces de travail en un seul lieu

L'entreprise devient alors un "multispace". En fonction des différents temps forts de la journée, un collaborateur peut avoir besoin d'un endroit où se concentrer, échanger avec ses collègues en présentiel ou bien organiser une réunion à distance. L'espace de travail s'adapte désormais aux personnes qui l'occupent, et non l'inverse.

Le juste équilibre entre espaces collectifs et individuels

Cela signifie que les managers doivent aménager les espaces de travail autrement, et jongler entre espaces consacrés au collectif et espaces consacrés à l'individuel. Trouver le juste équilibre est primordial !
Il convient d'aménager des salles de réunion toutes équipées, des lieux d'échanges plus informels, des espaces détente...tout en pensant aux temps où le salarié peut avoir besoin de se concentrer quelques minutes pour rédiger un e-mail important, passer un appel ou se réunir avec une personne travaillant à distance.

Pour ce faire, les cabines acoustiques, ou chat rooms, sont idéales ! Outre leur capacité à isoler du bruit ambiant, elles sont modulables et permettent d'optimiser les mètres carrés disponibles, n'ayant pas besoin de murs ou de cloisons pour être installées. Les cabines de silence représentent très bien ce que veut dire "travail hybride" : être ensemble, sans jamais déranger.

Par ailleurs, afin de conjuguer flexibilité et éco-responsabilité, le flex-office mise sur la réutilisation du mobilier, en fonctions des besoins de l’entreprise et de ses équipes. Par exemple, les petites tables à roulettes peuvent être facilement déplacées d'un espace à l'autre. Compactes, elles conviennent aussi bien comme bureau ou pour assister à une réunion. Par ailleurs, elles passent en mode "assis-debout" en quelques secondes.

Le bureau comme lieu fédérateur unique

Lorsque le travail hybride est bien mené, l'entreprise est un "lieu-totem", porteur des valeurs de l'entreprise et créant un sentiment d'appartenance pour ses équipes. La notion du "care", "prendre soin de", devient alors prépondérante.

Afin que les salariés se sentent bien dans leur entreprise, cette dernière devra aménager ses espaces de manière inclusive. Sa mission est alors de faire en sorte que les espaces et le mobilier soient utiles et confortables pour tous ses collaborateurs. Et ce, quel que soit leur âge, leur handicap, leur morphologie, etc !

Pour finir, l’entreprise a un vrai rôle à jouer pour contrecarrer les effets délétères de la sédentarité (4ᵉ facteur de risque de décès selon l’OMS). Elle peut alors injecter des touches de « design actif » dans ses locaux, pour que ses salariés puissent bouger tout en travaillant (avec des assises différentes, des bureaux assis-debout, des modules sportifs, en incitant à prendre les escaliers…).

Comment s'équiper pour travailler en mode hybride ?

Deux notions clés à retenir : mobilité et modularité !

Les travailleurs hybrides miseront par exemple sur un sac à dos à la fois pratique, confortable et très résistant pour transporter leur matériel informatique et leurs dossiers. Certains modèles disposent de deux compartiments distincts, permettant de s’y retrouver plus facilement. Une poche extérieure munie d'un passe-câbles sera bienvenue pour insérer une batterie externe et recharger vos équipements durant vos déplacements. Les sacs anti basculement, quant à eux, évitent les chutes accidentelles. Des intempéries ? Pensez à choisir un sac doté d'un fond imperméable. S'il fait chaud, un modèle avec un panneau dorsal en maille vous évitera d'avoir le dos humide.

Une fois arrivé sur place et après avoir déposé votre sac à dos dans votre casier personnel, pourquoi ne pas vous tourner vers un module pour flex-office ? Dotés de poignées et de tiroirs, ils vous permettent de transporter vos fournitures de bureau et accessoires informatiques à l'endroit où vous vous installerez pour travailler. Pour une sécurité garantie, ils sont équipés d'un passant pour câble anti-vol et d'une serrure sur l'un des tiroirs. Ce module pourra également servir de support écran, auquel vous pourrez ajouter un clavier déporté pour davantage de confort. Une solution innovante pour créer un espace bureau en un clin d'oeil !

Astuce : choisissez des pochettes de qualité, essentielles pour protéger, organiser et transporter vos dossiers sans dommage. Les modèles en polypropylène, disposant de compartiments et d'une technologie sans transfert d'encre, seront idéaux.

Comment communiquer en mode hybride ?

Lorsque l'on décide de travailler en mode hybride, la communication est extrêmement importante. En effet, comment par exemple, faire une réunion de qualité pour tous les collaborateurs, qu'ils soient sur site ou à distance ?

Il est incontournable de s'équiper d'ordinateurs portables dotés de caméras, d'un vidéoprojecteur, de micro-casques, d'une caméra 180 degrés ou encore d'une enceinte Bluetooth. Certains modèles d'enceinte sont d'ailleurs très légers et peuvent être glissés dans un sac à main ou un sac à dos sans problème !

Les paperboards digitaux sont également d'excellents outils pour présenter un document numérique en réunion, l'annoter et le corriger, avant d'envoyer le tout en format numérique aux personnes concernées.

La gestion de la connectique s'avère elle aussi cruciale. Il va sans dire que l'ensemble des collaborateurs, qu'ils soient au bureau, en déplacement ou en home-office, doivent avoir accès à Internet et à leurs dossiers partagés où qu'ils se trouvent. Ainsi, sur site, l'emplacement des prises pour recharger et connecter son ordinateur doit être étudié avec soin. Les passe-câbles seront des outils précieux pour les dissimuler et éviter de les emmêler. Bien sûr, les équipements Wifi sont indispensables ! Certaines tables ou bureaux disposent également de prises intégrées voire de stations de rechargement sans fil.

Enfin, terminons avec la protection des données ! En effet, lorsque l’on transporte ses fichiers numériques entre la maison et le bureau, sans compter tous les autres déplacements, il est essentiel de les sécuriser, afin qu’ils ne soient ni perdus, ni endommagés, ni divulgués. Pour ce faire, misez sur un support de sauvegarde, que ce soit une clé USB, un disque dur externe ou encore une carte SD. Vous pouvez également vous doter d’un câble anti-vol pour PC ou d’un sac à dos ou trolley équipé d’une fermeture antivol pour votre ordinateur et vos périphériques de stockage.

Les systèmes de cloud sont une alternative solide afin de retrouver et partager vos dossiers où que vous soyez : attention néanmoins aux problématiques de confidentialité. Vous craignez que votre webcam ne soit piratée ? Il existe des cache-caméras que vous pouvez coller et faire coulisser sur votre notebook, ordinateur, smartphone ou tablette.

Le travail hybride est un mode de fonctionnement qui modifie notre vision des espaces en entreprise et notre manière de communiquer avec nos collègues, notre équipe. Ce savant mélange présentiel/télétravail est une véritable révolution, qui devrait peu à peu se diffuser. Alors, pourquoi ne pas s'adapter au changement dès maintenant ?