Suite à l’épidémie de Coronavirus, nous allons tous devoir prendre de nouvelles habitudes au bureau. L’une des premières questions qui se posent est la suivante : comment pourrons-nous organiser des réunions en toute sécurité, sans crainte de contracter ou de propager le virus ? Cela est-il possible ? On vous rassure tout de suite : oui, organiser une réunion dans ces circonstances est envisageable, à condition de respecter quelques règles simples.

Limiter le nombre de participants

Si vous ne pouvez pas organiser une réunion à distance, essayez de limiter le nombre de participants. Afin de réduire les contacts et les risques de propagation, il est préférable de choisir soigneusement les membres de votre meeting, en fonction de leur implication et de leur expertise quant à la problématique à traiter. 

En revanche, rien ne vous empêche d’envoyer un compte-rendu écrit à toutes les personnes pouvant être intéressées par cette réunion ou bien de débriefer avec elles en visio ou par téléphone ensuite ! 

Une autre solution qui s’offre à vous est d’inviter certains interlocuteurs à participer à distance. Pour ce faire, il vous faudra préalablement équiper la salle de réunion, avec des enceintes, des écrans ou encore une caméra qui se dirige automatiquement vers la personne qui s’exprime, par exemple. Les solutions sont multiples ! 

Proposer du gel hydroalcoolique à l’entrée et à la sortie de la réunion

Le coronavirus (comme la plupart des virus) se transmet essentiellement par contact avec des gouttelettes expulsées le nez et la bouche puis transmises par les mains.

Donc, une fois les participants soigneusement choisis, rien de mieux que de mettre à leur disposition du gel hydroalcoolique à l’entrée de la salle de réunion ! Il est en effet impératif que leurs mains soient débarrassées des germes avant de démarrer votre meeting. 

Vos collaborateurs seront également invités à en faire de même à la sortie, afin d’être sûr(e) qu’ils ne contaminent pas d’autres surfaces de travail et donc d’autres collègues.

Respecter les distances de sécurité et les gestes barrière

1 mètre minimum entre les personnes : c’est le geste barrière le plus important à observer en cette période d’épidémie. Pour ce faire, optez pour une salle de réunion suffisamment grande afin que les participants de votre réunion puissent respecter cette distance de sécurité. Une mesure d’autant plus facile à prendre que le nombre de personnes est limité ! 

N’hésitez pas également à rappeler les gestes barrière en début de réunion et à les faire respecter :

• On se salue de loin, sans se serrer la main et on évite les embrassades
• Il faut absolument tousser ou éternuer dans son coude ou dans un mouchoir en papier à usage unique, précautionneusement jeté à la poubelle, puis se laver les mains au savon ou avec un gel hydroalcoolique. N’hésitez pas à laisser une boîte de mouchoirs à disposition dans la salle, voire un paquet de mouchoirs à la place de chaque participant. 
• On évite de se toucher le visage avec les mains si celles-ci ne sont pas 100% propres, car le virus entre dans l’organisme par nos muqueuses (yeux, bouche, nez).

Désinfecter les surfaces de contamination potentielles

Le gouvernement français rappelle que “selon les dernières publications scientifiques, le virus peut, dans des conditions propices, survivre sous forme de traces plusieurs heures à plusieurs jours sur une surface contaminée par des gouttelettes”.

Ainsi, avant et après la réunion, pensez à nettoyer toutes les surfaces avec une lingette désinfectante ou un nettoyant multi-usages afin de supprimer toute trace de virus. Ce conseil est valable pour les bureaux, bien sûr, mais également pour le dossier des chaises et le matériel nécessaire à l’affichage de vos informations : tableau blanc, feutres, vidéo-projecteur… Si vous utilisez un téléphone pour un collaborateur à distance, il est également recommandé de le désinfecter. En clair, tout ce qui est touché par nos mains doit être nettoyé, car elles sont le véritable vecteur du virus si elles sont en contact avec des gouttelettes contaminées.

Autre bon réflexe à avoir : conservez les portes ouvertes ! Cela évitera à vos collaborateurs de devoir les toucher. 

A l’issue de la réunion, pensez à aérer la salle car cela permet de renouveler l’air de la pièce et d’éviter l’installation d’agents pathogènes.

Privilégier les envois de documents par email

Enfin, si vous avez des documents à remettre aux participants avant ou à l’issue de la réunion, préférez l’envoi par voie électronique. Les polycopiés que vous pourriez remettre sont autant de surfaces d’échange et de contamination potentielles, autant réduire les risques !